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貴州省拍賣行業協會文件

 貴拍協字〔2018〕第13號

關于印發《貴州省拍賣企業檔案管理暫行辦法》的通知

各拍賣企業：

拍賣企業檔案管理既是法定要求，也是企業管理水平的重要體現，同時也是企業積累資源、回顧歷史、總結經驗、建設企業文化等工作的重要途徑。為進一步提升企業經營、檔案管理水平，促進企業規范、科學發展，《貴州省拍賣企業檔案管理暫行辦法》（見附件）經貴州省拍賣行業協會四屆六次常務理事會審議通過，現印發你們，請參照執行。

附件：《貴州省拍賣企業檔案管理暫行辦法》

二0一八年四月十八日

貴州省拍賣企業檔案管理暫行辦法

第一條　根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國拍賣法》、《拍賣管理辦法》、《拍賣監督管理辦法》等相關法律法規的規定，為實現拍賣行業檔案的科學管理，維護檔案的完整與安全，更好地為拍賣工作服務；為工、檢、法等相關部門辦理案件時提供依據，結合拍賣行業實際情況，特制定本辦法。

第二條  拍賣公司檔案，是指拍賣公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對拍賣公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條  檔案管理

1、檔案資料要指定檔案管理員負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整。

2、檔案管理員負責拍賣公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

3、檔案管理員負責拍賣公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

4、檔案管理員要積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和公司各項工作提供優質服務。

5、檔案管理員要嚴格執行各項檔案管理制度。

6、檔案管理員要努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

第四條  立卷制度

1、凡本公司在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬立卷歸檔范圍。

2、公司各部門經辦人員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3、經辦人員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按要求立卷，保證立卷質量。

4、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

5、經辦人應于每筆拍賣項目完結后十日內，將整理好的檔案向檔案管理員移交。

第五條  歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的-知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

2、本拍賣公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本拍賣公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

4、本拍賣公司業務內活動中形成的委托拍賣協議、拍賣公告、拍賣須知、拍賣規則、拍賣筆錄、拍賣成交確認書、拍賣標的圖冊、拍賣標的所有權證及其附件、委托人和競買人身份證明資料、保證金的收取與退還（票據原件入財務賬、復印件歸檔）、成交款的收取與支付（票據原件入財務賬、復印件歸檔）等與拍賣業務有關的文件材料。

5、本拍賣公司的大事記及反映本拍賣公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條  歸檔要求

1、遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議召開年。

5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第七條 檔案的借閱

1、 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在l閱期限內按時歸還。

2、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

3、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

4、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔須經辦公室主任批準方可摘錄和復制。　

5、借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

6、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告拍賣公司主管領導。

7、必須嚴格保密，借閱人員對檔案材料妥善保管，不準泄露檔案資料，不得以任何理由轉借他人。

8、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

9、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

第八條  保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存u合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14―24℃，相對濕度要保持在45―60%，防止危害檔案的現象發生。

5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

第九條  檔案保密制度

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵t安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

4、本拍賣公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5、對于違反保密規定，泄露拍賣公司機密或造成一定后果者要依據相關規定，嚴肅處理并追究其責任。

6、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或t貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

7、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記f等。

8、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

第十條  檔案的銷毀

1、拍賣資料的保管期限。根r《中華人民共和國拍賣法》第五十三、五十四條規定的公司賬簿、拍賣筆錄和其他有關資料的保管期限，自委托人拍賣合同終止之日起計算，不得少于5年。即5年內不得銷毀、滅失。公司應對上述賬簿、拍賣筆錄和其他相關資料進行按科分類妥善管理，分門別類，存放有序，查找方便以備r關主管部門審查。

2、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀拍賣公司檔案材料。

3、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經拍賣公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

4、經批準銷毀的拍賣公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

第十一條  起草、修訂和解釋機構 本辦法由貴州省拍賣行業協會負責起草、修訂和解釋。

第十二條  本辦法自發布之日起生效。